Hồ sơ hoàn công là một thuật ngữ chuyên ngành thiết kế kiến trúc và xây dựng nhưng sẽ còn khá mới lạ với nhiều người. Trong bài viết này, ACI Home sẽ giúp bạn hiểu thêm về hồ sơ hoàn công là gì, chức năng và vai trò của hồ sơ hoàn công.
Hồ sơ hoàn công là gì?
Hồ sơ hoàn công là các tài liệu, văn bản, giấy tờ được lưu trữ liên quan đến công trình thi công. Cụ thể sẽ bao gồm: Văn bản phê duyệt dự án, phê duyệt đầu tư, tài liệu khảo sát xây dựng, hồ sơ dự toán, các tài liệu thi công hoàn thiện, nhật ký bổ xung chỉnh sửa công trình. Có thể hiểu ngắn gọn "hồ sơ hoàn công" chính là tất cả các giấy tờ liên quan đến công trình từ khi phê duyệt dự án đến khi hoàn thiện.
Chi tiết các tài liệu của hồ sơ hoàn công
Hồ sơ hoàn công chính là hồ sơ hoàn thành công trình được Bộ Xây Dựng quy định rất đầy đủ và chi tiết các loại giấy tờ cần phải có. ACI Home xin trích lại những giấy tờ liên quan được cập nhập mới nhất tại văn bản phụ lục VIB được ban hành kèm Nghị định số 06/2021/NĐ-CP ngày 26 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ. Đây là tài liệu mới nhất quy định cặn kẽ các giấy tờ mà đơn vị đầu tư xây dựng cần phải chuẩn bị.
---------------------
DANH MỤC HỒ SƠ HOÀN THÀNH CÔNG TRÌNH
(Ban hành kèm theo Nghị định số 06/2021/NĐ-CP ngày 26 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ)
I. HỒ SƠ CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ HỢP ĐỒNG
1. Quyết định chủ trương đầu tư xây dựng và Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng (nếu có).
2. Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình và Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng.
3. Nhiệm vụ thiết kế, các văn bản thẩm định, tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan trong việc thẩm định dự án đầu tư xây dựng và thiết kế cơ sở.
4. Phương án đền bù giải phóng mặt bằng và xây dựng tái định cư (nếu có).
5. Văn bản của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về: thỏa thuận quy hoạch, thỏa thuận hoặc chấp thuận sử dụng hoặc đấu nối với công trình kỹ thuật bên ngoài hàng rào; đánh giá tác động môi trường, đảm bảo an toàn (an toàn giao thông, an toàn cho các công trình lân cận) và các văn bản khác có liên quan.
6. Quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan có thẩm quyền hoặc hợp đồng thuê đất đối với trường hợp không được cấp đất.
7. Giấy phép xây dựng, trừ những trường hợp được miễn giấy phép xây dựng.
8. Quyết định chỉ định thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn các nhà thầu và hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu.
9. Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của các nhà thầu theo quy định.
10. Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư xây dựng.
II. HỒ SƠ KHẢO SÁT XÂY DỰNG, THIẾT KẾ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
1. Nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát, báo cáo khảo sát xây dựng công trình.
2. Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng.
3. Kết quả thẩm tra, thẩm định thiết kế xây dựng; quyết định phê duyệt thiết kế xây dựng công trình kèm theo: hồ sơ thiết kế xây dựng công trình đã được phê duyệt (có danh mục bản vẽ kèm theo); chỉ dẫn kỹ thuật.
4. Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình.
5. Các văn bản, tài liệu, hồ sơ khác có liên quan đến giai đoạn khảo sát, thiết kế xây dựng công trình.
III. HỒ SƠ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THI CÔNG XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
1. Danh mục các thay đổi thiết kế trong quá trình thi công xây dựng công trình và các văn bản thẩm định, phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
2. Bản vẽ hoàn công (có danh mục bản vẽ kèm theo).
3. Các kế hoạch, biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng thi công xây dựng công trình.
4. Các chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nhãn mác hàng hóa, tài liệu công bố tiêu chuẩn áp dụng đối với sản phẩm, hàng hóa; chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy, thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy của cơ quan chuyên ngành; chứng nhận hợp chuẩn (nếu có) theo quy định của Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa.
5. Các kết quả quan trắc (nếu có), đo đạc, thí nghiệm trong quá trình thi công.
6. Các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu bộ phận hoặc giai đoạn công trình (nếu có) trong quá trình thi công xây dựng.
7. Các kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng công trình, thí nghiệm khả năng chịu lực kết cấu xây dựng (nếu có).
8. Hồ sơ quản lý chất lượng của thiết bị lắp đặt vào công trình.
9. Quy trình vận hành, khai thác công trình (nếu có); quy trình bảo trì công trình.
10. Văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về:
a) Di dân vùng lòng hồ, khảo sát các di tích lịch sử, văn hóa;
b) An toàn phòng cháy, chữa cháy;
c) An toàn môi trường;
d) An toàn lao động, an toàn vận hành hệ thống thiết bị công trình, thiết bị công nghệ;
đ) Thực hiện Giấy phép xây dựng (đối với trường hợp phải có giấy phép xây dựng);
e) Cho phép đấu nối với công trình hạ tầng kỹ thuật và các công trình khác có liên quan;
g) Văn bản của cơ quan chuyên môn về xây dựng, quản lý phát triển đô thị về việc hoàn thành các công trình hạ tầng kỹ thuật có liên quan của dự án theo kế hoạch xây dựng nêu tại Báo cáo nghiên cứu khả thi đã được thẩm định, phê duyệt;
h) Các văn bản khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
11. Hồ sơ giải quyết sự cố công trình (nếu có).
12. Phụ lục các tồn tại cần sửa chữa, khắc phục (nếu có) sau khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
13. Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng.
14. Văn bản thông báo của cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định này (nếu có).
15. Các hồ sơ, tài liệu có liên quan trong quá trình thực hiện kiểm tra công tác nghiệm thu theo quy định tại Điều 24 Nghị định này (nếu có).
16. Các hồ sơ/văn bản/tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn thi công xây dựng và nghiệm thu công trình xây dựng.
-------------------
Vai trò, chức năng của hồ sơ hoàn công.
Hồ sơ hoàn công đóng vai trò và chức năng vô cùng quan trọng đối với mỗi dự án xây dựng. Đây như một cuốn nhật ký ghi lại toàn bộ quá trình từ khi bắt đầu đến lúc nghiệm thu. Là cơ sở cho những quyết định nâng cấp cải tạo sau này. Hãy cùng điểm lại những lợi ích quan trọng nhất của hồ sơ hoàn công:
+ Đóng vai trò là hồ sơ cực kỳ quan trọng khi đơn vị đầu tư muốn nâng cấp, cải tạo, mở rộng hoặc phục chế công trình.
+ Là cơ sở để thiết kế các phương án bảo vệ công trình.
+ Quá trình nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thiện công trình phải dựa trên hồ sơ hoàn công.
+ Sau khi đánh giá trên hồ sơ hoàn công mới tiến hành thanh toán, quyết toán, bồi hoàn cho các đơn vị liên quan. Đây cũng là cơ sở phục vụ việc kiểm toán công trình.
+ Đây cũng là tài liệu quan trọng giúp các cơ quan chức năng nghiên cứu, thanh tra, kiểm tra công trình hoặc các hạng mục trong công trình.
+ Là tài liệu đầy đủ giúp đơn vị vận hành khai thác tối đa công dụng, chức năng của công trình, nắm bắt được cấu tạo phương thức hoạt động để dễ dàng khi làm việc hoặc sinh hoạt. Đây cũng là cơ sở để đưa ra các biệt pháp bảo dưỡng, sửa chữa và duy trì tuổi thọ của công trình.
Quy định về việc nộp hồ sơ hoàn công
Với mỗi hạng mục, mỗi địa giới hành chính lại có những đơn vị chức năng có nhiệm vụ nhận và đánh giá hồ sơ hoàn công. Dưới đây, ACI Home xin được đưa ra chi tiết các thông tin để quý chủ đầu tư nắm rõ khi đi nộp hồ sơ hoàn công.
+ Công trình xây dựng cấp I, công trình tôn giáo, di tích lịch sử, tượng đại, công trình đặc biệt phải nộp hồ sơ hoàn công tại Sở Xây Dựng.
+ Công trình xây dựng không thuộc nhóm công trình xây dựng đặc biệt ở trên nộp hồ sơ hoàn công tại Ủy ban nhân dân Quận, Huyện.
+ Công trình nhà ở riêng lẻ trong khu vực nông thôn nộp hồ sơ hoàn công tại Ủy ban nhân dân cấp Xã.
Cần đặc biệt lưu ý các vấn đề hồ sơ hoàn công sai với cấp phép xây dựng. Chủ đầu tư tổ chức xây dựng phải chịu trách nhiệm và khắc phục hậu quả. Cơ quan chức năng có thể tiến hành yêu cầu phá dỡ hoặc cưỡng chế phá dỡ.
a) Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với xây dựng nhà ở riêng lẻ tại đô thị;
b) Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với xây dựng nhà ở riêng lẻ trong khu bảo tồn, khu di tích lịch sử - văn hóa hoặc xây dựng công trình khác không thuộc trường hợp quy định tại điểm a, điểm c khoản này;
c) Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với xây dựng công trình có yêu cầu phải lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng hoặc lập dự án đầu tư xây dựng.
Trường hợp sai cấp phép nghiêm trọng nhất gồm có:
- Xây dựng công trình không phù hợp với quy hoạch xây dựng được duyệt.
- Xây dựng công trình vi phạm chỉ giới xây dựng.
- Xây dựng công trình sai cốt xây dựng.
Trên đây là các thông tin cần thiết để chủ đầu tư hiểu rõ về hồ sơ hoàn công cũng như vai trò, chức năng của nó. Kiến trúc ACI Home hy vọng phần nào đó giúp chủ đầu tư nắm được tư liệu mới nhất khi triển khai dự án của mình. Chúc quý chủ đầu tư thanh công.
